Executive Assistant là gì? Có thể bạn đã nghe đến nhưng chưa biết cụ thể, đây là một nghề nghiệp khá quen thuộc tại các công ty, doanh nghiệp. Để giúp bạn hiểu hơn về Executive Assistant, chúng tôi sẽ mang đến cho bạn những thông tin bổ ích về lĩnh vực công việc này.
Tìm hiểu Executive Assistant là gì?
Executive Assistant là một khái niệm để chỉ công việc trợ lý của giám đốc. Họ là những người luôn luôn túc trực bên cạnh giám đốc để xử lý, hỗ trợ giải quyết mọi công việc ở công ty. Cụ thể, Executive Assistant sẽ thực hiện các công việc quan trọng như sắp xếp lịch hẹn, lịch trình công việc cho giám đốc, lập bản kế hoạch, tiến hành thực hiện và trực tiếp quản lý các thủ tục hành chính.
Executive Assistant còn đóng vai trò là người tham mưu hoặc có thể thay mặt cho giám đốc xử lý những nhiệm vụ từ thấp cho đến cao trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, đòi hỏi họ phải là những người có kiến thức sâu về chuyên môn và có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực trợ lý, quản lý doanh nghiệp. Bên cạnh đó, họ còn cần phải có những kỹ năng linh hoạt và nhạy bén trong xử lý mọi vấn đề, mọi tình huống.
Những việc phải làm thường ngày của Executive Assistant
Thay mặt cho giám đốc xử lý công việc: Executive Assistant có thể gặp gỡ đối tác hoặc tham gia các cuộc hợp thay cho giám đốc. Lúc này, họ hoàn toàn có thể đưa ra một số quyết định nằm trong phạm vi quyền hạn của mình.
Xử lý và sắp xếp thông tin: Executive Assistant là người sẽ tiếp nhận mọi thông tin, sau đó sẽ tiến hành sắp xếp theo trình tự và trình bày lên giám đốc.
Thường xuyên Kiểm tra và phản hồi email: Công việc hàng ngày của Executive Assistant là phải kiểm tra và trả lời email để luôn cập nhật thông tin liên hệ, đối tác, khách hàng…
Sắp xếp lịch họp cho giám đốc: Để chuẩn bị cho cuộc họp thì Executive Assistant có nhiệm vụ lên kịch bản nội dung chương trình, ghi chép nội dung cuộc họp và gửi đến cho các cá nhân liên quan.
Soạn thảo báo cáo: Executive Assistant còn có nhiệm vụ là thu thập từ nhiều nguồn khác nhau những tư liệu cần thiết. Sau đó, sẽ tiến hành soạn thảo để báo cáo lên với giám đốc.
Là người theo dõi và quản lý tiến độ công việc: Họ có nhiệm vụ theo dõi công việc đang thực hiện để có thể hỗ trợ khi cần thiết.
Một Executive Assistant chuyên nghiệp cần có những kỹ năng nào?
Một số kỹ năng mà một Executive Assistant cần phải có đó là:
Kỹ năng lãnh đạo
Có thể nói, đây là yếu tố cần có đầu tiên của người trợ lý giám đốc. Họ sẽ đóng vai trò lãnh đạo khi có vấn đề xảy ra, hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh với khách hàng, đối tác… mà không cần phải có sự có mặt của giám đốc.
Kỹ năng giao tiếp
Không chỉ với trợ lý điều hành mà hầu như bất cứ ngành nghề nào thì kỹ năng giao tiếp cũng rất quan trọng. Một kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn dễ dàng chiếm được thiện cảm với đồng nghiệp, với giám đốc, đặc biệt là với khách hàng và đối tác.
Kỹ năng đưa ra quyết định
Executive Assistant thường xuyên phải thay mặt Sếp để điều hành, xử lý vấn đề nên kỹ năng đưa ra quyết định là rất cần thiết. Đó là lý do vì sao để có thể làm tốt nhất công việc của mình, bạn cần phải có kỹ năng phán đoán và đưa ra quyết định nhanh chóng, quyết đoán.
Kỹ năng chịu trách nhiệm
Điều hành, quản lý, triển khai công việc… nên trách nhiệm luôn là yếu tố đi đầu khi làm việc của trợ lý giám đốc. Executive Assistant không chỉ phải am hiểu công ty, dịch vụ hoặc sản phẩm, mà họ còn phải đảm bảo sao cho công việc luôn diễn ra đúng thời hạn, là bộ mặt đại diện cho công ty thể hiện được sự chuyên nghiệp và chuẩn mực đối với các nhân viên.
Như vậy, với thắc mắc Executive Assistant là gì? chúng tôi đã chia sẻ và trình bày cụ thể ở trên. Hy vọng với những thông tin này, bạn có hiểu hơn về tính chất công việc này. Nếu có đam mê với nghề Executive Assistant, hãy chuẩn bị cho mình những kỹ năng để theo đuổi vì đây là công việc có mức lương hấp dẫn và được nhiều người quan tâm. Chúc bạn sớm đạt được mơ ước.
